伝え方ひとつで変わる!? 人間関係がうまくいくメールでの心がけ

忙しい毎日の中で、「やりたいことや自分の気持ちがわからない」「新しいことを始めたいけど、どうしていいかわからない」…。
そんな悩みを持っている方、「書く」ことから始めてみませんか？

書くことを習慣にすることで「大袈裟ではなく、ありとあらゆる素敵な変化が訪れる」と語るのは、ブロガー・亀山ルカさん。これまであまり書いたことがない人や、書くことに苦手意識を持っている人も、ちょっとしたコツを押さえるだけで書くことが楽しくなり、毎日に起きる変化を実感できるかも！
亀山さんが教えてくれるデジタルでの書き方、ぜひ参考にしてみてください。

伝え方ひとつで人間関係が変わる

メールやコミュニケーションツールを使った「一対一のやりとり」をする時の書き方についてご紹介します。

はじめに、私がメールで伝える時に、意識していることをお話ししたいと思います。というのも、必要なテキスト情報のやりとりだけでは人間味が薄れてしまいがちですが、伝え方や書き方を少し工夫することで、相手との関係性が変わってくるからです。

例えば、私はショップを運営していて、仕入れ先の作家さんとよくメールのやりとりをします。その際、質問に対していつも丁寧に答えてくれたり気遣いの言葉をくれる方には、顔を合わせたことはなくても良い印象を持ちます。「また一緒にお仕事したいな」と感じたり、気持ち良くやりとりができてありがたいと思うようになりました。

【人間関係がうまくいくメールでの心がけ】
1　感謝をできるだけ具体的に伝える

テキストでのやりとりで難しいと思うのは、感情やテンションが伝わりづらいことです。電話やオンライン会議なら、相手の声や表情からある程度は把握できますが、テキストだけではいまひとつわかりません。そこで、気持ちがきちんと伝わるように、嬉しい気持ち、喜びの感情、感謝などはできるだけ具体的に伝えるようにしています。

例えば、相手にお礼の言葉を伝える時、「この度はありがとうございました」だけでは少しそっけない感じがしませんか？　ショップの仕入れ先の作家さんへは、商品が届いたらお礼のメールを送るのですが、その時「今回もとても素敵な商品をありがとうございました。特に◯◯が可愛くて、自分でも愛用しています。また次回もお取引できるのを楽しみにしています！　いつもありがとうございます」といったように、感じたことをできるだけ具体的に書くようにしています。

メールでのやりとりは、感謝の気持ちを精一杯言葉にしてやっと伝わるものだと思います。ただし、誇張し過ぎると逆に嘘っぽくなってしまうので、あくまで自分の気持ちに沿って、その嬉しさや感謝の気持ちを具体的な言葉にすることが大事だと思っています。

感謝をしっかりと伝えられれば相手もまた喜んでくれるので、お互いに良い気持ちでやりとりを終えることができます。ポジティブな気持ちこそ、丁寧に言葉にして伝えるようにしています。

2　クッション言葉を積極的に使う

「お手数をおかけしますが」「恐縮ですが」「恐れ入りますが」といった、クッションとなる言葉を積極的に使って、文章をやわらかい印象にしたり、思いやりの気持ちを伝えるようにしています。

特に、何かを指摘したり、断りを入れたりするなど少し言いにくいことも、クッション言葉を使えば丁寧に伝えられます。「◯◯は××ではありません」と指摘すると強い感じがしてしまいますが、「私もほかの方に教えていただいて気がついたのですが、◯◯は××のようです」のようにやわらかい表現で伝えると相手も受け入れやすいのではないでしょうか。断る時も「大変申し訳ないのですが」「心苦しいのですが」といった言葉を頭につけることで、断ることが残念だという気持ちが伝わるはずです。

クッション言葉もいろいろあるので、私も必要な場面で検索しながら言葉をストックしています。

3　誤字脱字を確認する

基本的なことですが、誤字脱字の確認は相手に対するひとつの礼儀だと考えています。誤字脱字がたくさんあると、「最後に確認したのかな？」と思われるかもしれません。本当に大切な相手に送る文章なら、なおさらしっかり確認しましょう。もちろん見落としてしまうこともあるかもしれませんが、最後まできちんと確認する姿勢が大切だと思っています。私は、宛先、件名、内容の文章まで、一通り目を通すことを習慣にしています。

毎日大量のメールをやりとりしていると、ついつい機械的に用件だけを送ってしまいがちです。ご紹介したことは、それぞれ小さなことかもしれませんが、少しだけ気にかけて、お互いに気持ち良くコミュニケーションできたり、相手を思いやる気持ちが伝わったりすればいいなと思っています。

※本記事は亀山 ルカ著の書籍『毎日がうまくいく! 働く女子の わたしらしく「書く」習慣』から一部抜粋・編集しました。

著＝亀山 ルカ／『毎日がうまくいく! 働く女子の わたしらしく「書く」習慣』