文章を伝えるには「シンプルに書く」ことが大切！ なくても意味が通じる言葉を削ろう

いつ、どこで、どのような仕事をしていても確実に役立つのが文章術。でも、ちゃんと勉強することって意識しないとあまり無いことですよね。

そんなあなたに一生使える文章の書き方を伝授するのは、ライティングのプロである「文道」の藤吉豊さんと小川真理子さん。素早く正確に伝える文章や読み手にストレスを与えない書き方など、様々なスキルを教えてくれます。

プロが教える最強のライティングスキル、ぜひ参考にしてみてください！

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なくても意味が通じる言葉を削る

文章の内容を伝わりやすくする方法のひとつが、シンプルに書くことです。「シンプルに書く」ためには、なくても意味が通じる言葉を削っていきます。

シンプルに書いて言葉のムダをなくすと、なぜ伝わりやすくなるのでしょうか。ひとつは、読み手の負担が減るから。もうひとつは、次の2つの理由から書き手の主張が明確になるためです。

1. 主語と述語が近くなることによって事実関係がはっきりする。
2. 「短い文章で正しく伝える」という意識が高まるために、書き手が「もっとも適した言葉」を選ぶようになる。

・主語……「何が」「誰が」に当たる言葉のこと。
・述語……「どうした」「どうする」に当たる言葉のこと。

元の文章
株式や投資信託などの金融商品に投資をしたりすると、売却して得た利益や受け取った配当に対し約20％程度の税金がかかります。
NISAという制度は、「NISA口座」内で、毎年一定金額の範囲内で購入した金融商品から得られる利益が、５年間非課税になる制度です。

改善例
株式や投資信託などの金融商品に投資をすると、売却して得た利益や受け取った配当に対し約20％の税金がかかります。
NISAは、「NISA口座」内で購入した金融商品から得られる利益が、非課税になる制度です。毎年一定金額の範囲内での購入に限ります。非課税期間は５年間です。
※2022年10月現在

・「たり」は通常、「貯金をしたり、投資をしたり」と複数の状態を並列して書くときに使います。ここは、「投資」だけのため必要がないので削除します。
・「約」と「程度」は意味が重複しているので、どちらかを削ります。ここでは「程度」を削りました。
・「という」に意味はなく、まわりくどい表現なので削ります。
・わかりやすくするために、後半の文章を3つに分けました。

削りやすい7つの言葉

削りやすい言葉の候補を挙げます。

1. 接続詞……「そして」「それゆえ」「だから」「したがって」など
元の文章：トマトはおいしい。だから、毎日食べたい。
改善例：トマトはおいしい。毎日食べたい。

2. 主語……「私は」「彼が」など
元の文章：私は今から出張です。私は新潟に行ってきます。
改善例：私は今から出張です。新潟に行ってきます。

3. 指示語……「その」「それ」「これ」など
元の文章：新しい製品を紹介します。それは、高性能の濾過器です。
改善例：新しい製品を紹介します。高性能の濾過器です。

4. 形容詞……「高い」「美しい」「大きい」「嬉しい」など
元の文：窓の外を見ると、高い山々がそびえていました。
改善例：窓の外を見ると、山々がそびえていました。

5. 副詞……「とても」「非常に」「すごく」「かなり」など
元の文：今回の展示品は非常にバラエティーに富んでいる。
改善例：今回の展示品はバラエティーに富んでいる。

6. ぼかし・まわりくどい表現……「など」「といった」「とか」「（私）的には」など
元の文：貴社のイベントに参加とかしてみたいです。
改善例：貴社のイベントに参加したいです。

7意味が重複する言葉（重複表現）
元の文：会場で思いがけないハプニングが起きた。
改善例：会場でハプニングが起きた。

ほとんど同じ意味の言葉が重複していることを「重複表現」といいます。

重複表現は、すべてがいけないわけではありません。たとえば、話し言葉では「あとで後悔することになる」「一番最初」などは、使っても構わないとする意見もあります。

ただしビジネス文書は、「シンプルに書く」が基本です。重複表現になっていたら、削るか、ほかの言葉への書き換えを検討します。

1文を60文字以内にする

正確に伝えることが重視されるビジネス文書では、「1文は短く」が基本です。

筆者は「1文の長さの目安＝60文字以内」を推奨しています。

元の文章
クッション言葉とは、相手に対して何かを依頼したり、断ったり、相談したりするときで、とくにそのまま伝えてしまうと、とてもきつい印象を与えたり、不快感を与えてしまう恐れがある場合に、本題の前に前置きとして、添えて使う言葉のことです。（114文字）

改善例
クッション言葉は、相手への「依頼」「断り」「相談」の際に、本題に添える言葉です。（40文字）
そのまま伝えると、きつい印象や不快感を与える恐れがある場合に、前置きとして使います。（42文字）

文章が長いため、まずは文章を2つに分けました。不要な部分を削り、すっきりさせました。

※本記事は藤吉豊、小川真理子著の書籍『社会人になったらすぐに読む文章術の本』から一部抜粋・編集しました。

著＝藤吉豊、小川真理子／『社会人になったらすぐに読む文章術の本』